Fuente: (http://www.tecnologiapyme.com)
Parece que es una afirmación obvia. La mejor forma de ahorrar en costes de impresión es no imprimir.
Sin embargo no es algo que se aplique en muchas empresas. Podemos
buscar impresoras con un costes por página menor de las que tenemos,
consumibles más económicos, etc. Pero si no organizamos nuestra empresa
para tratar de evitar que se imprima de forma innecesaria no habremos
conseguido nada.
Y sin embargo las medidas que suelen tomar muchas empresas en este
aspecto se reducen a incluir un aviso en el correo electrónico para que
los empleados no impriman el mismo si no es imprescindible. En ocasiones
van disfrazadas de conciencia ecológica para ahorrar papel y tala de
árboles, pero no es tan habitual ver cómo se toman medidas efectivas en
este sentido.
Dos medidas que he visto implantadas y han resultado de gran utilidad han sido el cambio de impresoras locales por impresoras de red
y el establecimiento de cuotas de impresión.
La primera de ellas puede
parecer una tontería, pero el sólo hecho de tener que levantarse de su
puesto de trabajo para ir a recoger la hoja que ha mandado imprimir hace
que muchos usuarios dejen de imprimir muchas de las cosas que harían en
local.
La segunda medida es más drástica, pero muy efectiva. Consiste en establecer cuotas de impresión,
de manera que una vez excedida la cuota no se puede imprimir más. Son
más interesantes si se establecen por departamentos que por usuarios, ya
que en ocasiones el informe X del departamento Y lo acaba imprimiendo
un usuario concreto que quizás consumiría toda su cuota de hacerlo.
Sólo con estas dos acciones tenemos una manera de tener controlados
los costes de impresión, que no van a pasar de X puesto que la cuota
está fijada de antemano. Si ha esto le unimos una adecuada formación sobre políticas de impresión,
qué documentos necesitamos imprimir, y qué documentos nos podemos
ahorrar en cada organización habremos dado un gran paso adelante.
