He encontrado un interesante artículo que trata de dar ciertas pautas a la hora de trabajar diariamente con el correo electrónico intentando que sea una herramienta constructiva, organizada y productiva.
Espero que pueda seros de utilidad.
Como ya he explicado todos los consejos se basan en pautas y formas de trabajar que el cliente de correo Thunderbird que mayoritariamente instalamos en los equipos de la empresa permite hacer. Mirad las referencias de artículos anteriores y si tenéis dudas ya sabéis que podéis preguntar cuanto queráis y os responderemos dentro de nuestros conocimientos y posibilidades.
Referencias anteriores en el blog: TUNDERBIRD, ALGO MÁS QUE UN EXCELENTE CLIENTE DE CORREO ELECTRÓNICO
Artículo original:
Fuente: http://tecnoculto.com/2013/02/19/organizando-nuestro-email/#more-34795
Organizando nuestro email
No sé cuántos artículos habré leído hasta la fecha
sobre la forma más eficaz de organizar el correo electrónico. ¿Por qué?
Porque si bien es un arma poderosa (una de las piezas clave de
internet), puede convertirse también en nuestro amo y por lo tanto
hacernos sus esclavos.
El email nos llega todos los días y siempre hay algo
urgente, siempre hay algo interesante y el resto es basura. El asunto
principal radica en diferenciar la basura de lo útil, pero si una
persona recibe cien correos electrónicos al día o más, esta tarea puede
convertirse en un verdadero calvario y ninguno de los métodos que he
leído y que he aplicado han resuelto mi problema.
Con frecuencia me siento tan abrumado que dejo que se
acumule durante dos o tres días y al regresar es cosa de estarse varias
horas apretando el botón de “Eliminar”.
Los filtros son bastante útiles para quitar del
camino a esos entrometidos que no nos dejan en paz pero los spammers de
corazón siempre tienen un as escondido bajo la manga. Cambian su
dirección de correo electrónico con mayor frecuencia de la que nosotros
nos cambiamos los calcetines y entonces no hay filtro que los contenga y
disfrazan sus correos cada vez mejor, haciéndolos parecer ofertas
importantes y cada vez más en el contexto de nuestra actividad
principal.
Cerrar el correo electrónico, abrir una nueva cuenta y
comenzar desde cero tampoco es la solución. Se necesita un método
rápido y eficaz que no succione la sangre de nuestro tiempo y no me
puedo vanagloriar de haberlo hallado.
Sin embargo, a lo largo de los años he aprendido
algunos trucos importantes que no son un secreto para nadie porque se
repiten una y otra vez en diferentes artículos y autores, pero no sé si
en algún lugar estén todos ellos reunidos en un solo texto.
1. Revisa tu correo una vez al día.
Es común que tengamos el correo electrónico abierto todo el tiempo ya
sea en una pestaña del navegador si lo consultamos vía web o el cliente
de correo de nuestra preferencia en el área de notificación. Esto es un
error, ya que adquirimos el hábito de estar mirando si hay algo nuevo y
vamos hacia él en cuanto notamos que ha llegado un mensaje a nuestra
bandeja de entrada, interrumpiendo la actividad que estábamos
realizando. Revisar el correo electrónico una vez al día es más que
suficiente y si alguien requiere de nuestra ayuda en un momento
específico, existen otros medios para ponerse en contacto que son mucho
más eficientes.
2. Actuar con decisión.
Si abrimos
un mensaje de correo electrónico tenemos que saber en el momento qué
haremos con él: Ya sea archivarlo, borrarlo, responder o añadirlo a una
lista de tareas que realizaremos en su momento pero la clave está en no
dejarlo en la bandeja de entrada porque este, junto a otros, se irán
acumulando y después de un tiempo nos desbordarán. Es una buena práctica
también ajustarnos a la brevedad. Si necesitamos discutir con alguien
un asunto de forma más extensa, hagamos una llamada telefónica, pero no
redactemos un ensayo sobre algo que probablemente no tendrá la
importancia que le dimos inicialmente y tampoco estamos obligando al
otro a dedicar media hora o más a explicarnos un punto que en una
conversación de voz llevaría dos o tres minutos. Así pues, seamos lo más
breves que sea posible y así acostumbraremos a nuestros interlocutores a
actuar de la misma forma.
3. Usar un calendario.
Una de las
mejores cosas que ha traído la tecnología a nuestras vidas son los
calendarios, no por que no existieran antes, sino porque ahora son mucho
mejores. Cualquiera sirve, ya sea un calendario web, una agenda en
papel, el calendario de nuestro teléfono celular o un programa
específico que se instale en nuestra computadora. La elección es de cada
uno. El calendario nos ayudará a programar actividades en días y a
horas específicas que incluyen las que se derivan de la lectura del
correo electrónico. En lo personal, uso el calendario de Google porque
me parece el mejor de todos y además tiene la posibilidad de compartir
eventos con las personas que trabajamos de forma online manteniendo una
parte solo para nosotros mientras que el resto se convierte en un
entorno donde muchos pueden participar. Esto es importante si el correo
electrónico lo usamos para fines profesionales y más si se trata de
organizar proyectos con una fecha determinada de finalización.
4. Trata de mantener el spam lejos de ti.
Esta es la parte más complicada de todas ya que si nuestro correo
electrónico es público, recibiremos una gran cantidad de ideas,
peticiones, reclamos, advertencias, amenazas, ofertas e intentos de
estafa. Todas estas cosas evidentemente no nos interesan pero
necesitamos asegurarnos de que no sean correos bien intencionados antes
de borrarlos por lo cual hay que revisar uno por uno estos mensajes. En
algunos casos la intención será evidente desde el título mismo y en
otros habremos de hacer un juicio rápido sobre la autenticidad del email
antes de tomar una acción. Esto no debería de llevarnos más allá de
unos segundos y es una buena práctica (aunque algo lenta) el
des-suscribirnos de todas las “newsletters” que podamos si es que no nos
interesan. Con gran frecuencia, las personas que se ponen en contacto
con nosotros por primera vez pueden caer en este “limbo” y debemos
decidir con rapidez sobre la autenticidad de sus intenciones para poder
actuar de manera eficaz.
5. Usa los filtros.
Es importante
aprender a usar los filtros si recibimos frecuentes correos de
direcciones, de personas o de dominios específicos y no son deseados. De
esta manera, el filtro podrá borrar el correo automáticamente,
archivarlo o enviarlo a la carpeta de spam, según nuestros deseos. La
mecánica del uso de estos filtros varía dependiendo del servicio de
correo que usemos o del cliente de correo electrónico que hayamos
instalado en nuestra computadora, pero siempre existen. Así pues,
debemos darnos a la tarea de investigar cómo se usan los filtros para no
perder tiempo con correo que no nos sea útil.
6. Crea tu lista de lecturas o de tareas.
Cuando un correo electrónico necesita ser leído con mayor cuidado si se
trata de una colaboración o de información que nos interesa, es
importante ponerle una “tag” (etiqueta) para no perderlo o si incluye un
link a un artículo, a un video o a un sitio web específico, podemos
usar servicios como “Instapaper” que mantiene para nosotros una lista de
lectura para cuando hemos terminado lo más urgente de nuestro trabajo.
En lo personal uso “Evernote” para guardar este tipo de información y lo
hago porque además de guardarse directamente en la computadora y de
esta manera lo puedo consultar aunque no tenga conexión a internet, se
hace un resguardo en la web de forma automática.
Como ven, no estoy descubriendo el hilo negro ni
mucho menos. Se trata simple y sencillamente de usar los instrumentos
que el mismo correo electrónico nos brinda (y hablo prácticamente de
todos los servicios) porque hasta que no exista un sistema más eficaz
para combatir el spam o desarrollemos cerebros súper-poderosos que
puedan procesar el email en cuestión de segundos, tendremos que lidiar
con el correo electrónico de la forma en que siempre lo hemos hecho. Se
trata sólo de ser más hábiles y menos dependientes de esta herramienta.
No darle más importancia de la que tiene y hacerles ver a nuestros
interlocutores que revisamos nuestro correo con regularidad pero no cada
cinco minutos, sino una vez al día o dos en los casos más urgentes. De
esta forma, y si somos capaces de resistir la tentación de echar una
ojeada a ver si hay algo nuevo en el email, podremos ser mucho más
eficientes y tendremos más tiempo para nuestros proyectos ya que el
correo electrónico no es un proyecto en sí mismo sino un medio que nos
ayuda a llevar a cabo determinada actividad, a mantenernos en contacto
con las personas y no tiene por qué convertirse en nuestro tirano.
