ORGANIZANDO NUESTRO MAIL

  He encontrado un interesante artículo que trata de dar ciertas pautas a la hora de trabajar diariamente con el correo electrónico intentando que sea una herramienta constructiva, organizada y productiva.

Espero que pueda seros de utilidad.

  Como ya he explicado todos los consejos se basan en pautas y formas de trabajar que el cliente de correo Thunderbird que mayoritariamente instalamos en los equipos de la empresa permite hacer. Mirad las referencias de artículos anteriores y si tenéis dudas ya sabéis que podéis preguntar cuanto queráis y os responderemos dentro de nuestros conocimientos y posibilidades.

Referencias anteriores en el blog:  TUNDERBIRD, ALGO MÁS QUE UN EXCELENTE CLIENTE DE CORREO ELECTRÓNICO 

 

Artículo original:

Fuente: http://tecnoculto.com/2013/02/19/organizando-nuestro-email/#more-34795

Organizando nuestro email

  No sé cuántos artículos habré leído hasta la fecha sobre la forma más eficaz de organizar el correo electrónico. ¿Por qué? Porque si bien es un arma poderosa (una de las piezas clave de internet), puede convertirse también en nuestro amo y por lo tanto hacernos sus esclavos.

  El email nos llega todos los días y siempre hay algo urgente, siempre hay algo interesante y el resto es basura. El asunto principal radica en diferenciar la basura de lo útil, pero si una persona recibe cien correos electrónicos al día o más, esta tarea puede convertirse en un verdadero calvario y ninguno de los métodos que he leído y que he aplicado han resuelto mi problema.

Con frecuencia me siento tan abrumado que dejo que se acumule durante dos o tres días y al regresar es cosa de estarse varias horas apretando el botón de “Eliminar”.

  Los filtros son bastante útiles para quitar del camino a esos entrometidos que no nos dejan en paz pero los spammers de corazón siempre tienen un as escondido bajo la manga. Cambian su dirección de correo electrónico con mayor frecuencia de la que nosotros nos cambiamos los calcetines y entonces no hay filtro que los contenga y disfrazan sus correos cada vez mejor, haciéndolos parecer ofertas importantes y cada vez más en el contexto de nuestra actividad principal.

  Cerrar el correo electrónico, abrir una nueva cuenta y comenzar desde cero tampoco es la solución. Se necesita un método rápido y eficaz que no succione la sangre de nuestro tiempo y no me puedo vanagloriar de haberlo hallado.

  Sin embargo, a lo largo de los años he aprendido algunos trucos importantes que no son un secreto para nadie porque se repiten una y otra vez en diferentes artículos y autores, pero no sé si en algún lugar estén todos ellos reunidos en un solo texto.

1. Revisa tu correo una vez al día. 

 Es común que tengamos el correo electrónico abierto todo el tiempo ya sea en una pestaña del navegador si lo consultamos vía web o el cliente de correo de nuestra preferencia en el área de notificación. Esto es un error, ya que adquirimos el hábito de estar mirando si hay algo nuevo y vamos hacia él en cuanto notamos que ha llegado un mensaje a nuestra bandeja de entrada, interrumpiendo la actividad que estábamos realizando. Revisar el correo electrónico una vez al día es más que suficiente y si alguien requiere de nuestra ayuda en un momento específico, existen otros medios para ponerse en contacto que son mucho más eficientes.

2. Actuar con decisión. 

 Si abrimos un mensaje de correo electrónico tenemos que saber en el momento qué haremos con él: Ya sea archivarlo, borrarlo, responder o añadirlo a una lista de tareas que realizaremos en su momento pero la clave está en no dejarlo en la bandeja de entrada porque este, junto a otros, se irán acumulando y después de un tiempo nos desbordarán. Es una buena práctica también ajustarnos a la brevedad. Si necesitamos discutir con alguien un asunto de forma más extensa, hagamos una llamada telefónica, pero no redactemos un ensayo sobre algo que probablemente no tendrá la importancia que le dimos inicialmente y tampoco estamos obligando al otro a dedicar media hora o más a explicarnos un punto que en una conversación de voz llevaría dos o tres minutos. Así pues, seamos lo más breves que sea posible y así acostumbraremos a nuestros interlocutores a actuar de la misma forma.

3. Usar un calendario. 

 Una de las mejores cosas que ha traído la tecnología a nuestras vidas son los calendarios, no por que no existieran antes, sino porque ahora son mucho mejores. Cualquiera sirve, ya sea un calendario web, una agenda en papel, el calendario de nuestro teléfono celular o un programa específico que se instale en nuestra computadora. La elección es de cada uno. El calendario nos ayudará a programar actividades en días y a horas específicas que incluyen las que se derivan de la lectura del correo electrónico. En lo personal, uso el calendario de Google porque me parece el mejor de todos y además tiene la posibilidad de compartir eventos con las personas que trabajamos de forma online manteniendo una parte solo para nosotros mientras que el resto se convierte en un entorno donde muchos pueden participar. Esto es importante si el correo electrónico lo usamos para fines profesionales y más si se trata de organizar proyectos con una fecha determinada de finalización.

4. Trata de mantener el spam lejos de ti.

  Esta es la parte más complicada de todas ya que si nuestro correo electrónico es público, recibiremos una gran cantidad de ideas, peticiones, reclamos, advertencias, amenazas, ofertas e intentos de estafa. Todas estas cosas evidentemente no nos interesan pero necesitamos asegurarnos de que no sean correos bien intencionados antes de borrarlos por lo cual hay que revisar uno por uno estos mensajes. En algunos casos la intención será evidente desde el título mismo y en otros habremos de hacer un juicio rápido sobre la autenticidad del email antes de tomar una acción. Esto no debería de llevarnos más allá de unos segundos y es una buena práctica (aunque algo lenta) el des-suscribirnos de todas las “newsletters” que podamos si es que no nos interesan. Con gran frecuencia, las personas que se ponen en contacto con nosotros por primera vez pueden caer en este “limbo” y debemos decidir con rapidez sobre la autenticidad de sus intenciones para poder actuar de manera eficaz.

5. Usa los filtros. 

 Es importante aprender a usar los filtros si recibimos frecuentes correos de direcciones, de personas o de dominios específicos y no son deseados. De esta manera, el filtro podrá borrar el correo automáticamente, archivarlo o enviarlo a la carpeta de spam, según nuestros deseos. La mecánica del uso de estos filtros varía dependiendo del servicio de correo que usemos o del cliente de correo electrónico que hayamos instalado en nuestra computadora, pero siempre existen. Así pues, debemos darnos a la tarea de investigar cómo se usan los filtros para no perder tiempo con correo que no nos sea útil.

6. Crea tu lista de lecturas o de tareas. 

 Cuando un correo electrónico necesita ser leído con mayor cuidado si se trata de una colaboración o de información que nos interesa, es importante ponerle una “tag” (etiqueta) para no perderlo o si incluye un link a un artículo, a un video o a un sitio web específico, podemos usar servicios como “Instapaper” que mantiene para nosotros una lista de lectura para cuando hemos terminado lo más urgente de nuestro trabajo. En lo personal uso “Evernote” para guardar este tipo de información y lo hago porque además de guardarse directamente en la computadora y de esta manera lo puedo consultar aunque no tenga conexión a internet, se hace un resguardo en la web de forma automática.

Como ven, no estoy descubriendo el hilo negro ni mucho menos. Se trata simple y sencillamente de usar los instrumentos que el mismo correo electrónico nos brinda (y hablo prácticamente de todos los servicios) porque hasta que no exista un sistema más eficaz para combatir el spam o desarrollemos cerebros súper-poderosos que puedan procesar el email en cuestión de segundos, tendremos que lidiar con el correo electrónico de la forma en que siempre lo hemos hecho. Se trata sólo de ser más hábiles y menos dependientes de esta herramienta. No darle más importancia de la que tiene y hacerles ver a nuestros interlocutores que revisamos nuestro correo con regularidad pero no cada cinco minutos, sino una vez al día o dos en los casos más urgentes. De esta forma, y si somos capaces de resistir la tentación de echar una ojeada a ver si hay algo nuevo en el email, podremos ser mucho más eficientes y tendremos más tiempo para nuestros proyectos ya que el correo electrónico no es un proyecto en sí mismo sino un medio que nos ayuda a llevar a cabo determinada actividad, a mantenernos en contacto con las personas y no tiene por qué convertirse en nuestro tirano.